Документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства, могут быть использованы на территории другого государства только после их легализации в установленном порядке, если иное не предусмотрено законодательством государств или положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых являются государства. В настоящее время получили распространение два способа такого удостоверения — консульская легализация и проставление апостиля.
Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.
В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 г. в Гааге (Нидерланды) подписана Конвенция (Гаагская конвенция), отменяющая требование легализации официальных иностранных документов. Тут кстати помогут сделать апостиль в Москве недорого.
В соответствии со ст. 6 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля.
Документы, выданные в одном государстве и предназначенные для представления в официальные органы других стран (участниц Гаагской конвенции), удостоверяются в особом, упрощенном порядке: уполномоченные органы страны проставляют специальный штамп (апостиль), который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран — участниц Конвенции.
Согласно ст. 9 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство принимает необходимые меры для того, чтобы его дипломатические или консульские агенты не производили легализации в тех случаях, когда Конвенция предусматривает освобождение от таковой. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ (ст. 5).
Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа либо на его обратной стороне или же на отдельном листе бумаги. Он производится путем оттиска штампа апостиля с последующим заполнением, на котором проставляется печать. Заполнение штампа апостиля совершается в соответствии с Гаагской конвенцией.
Орган, уполномоченный проставлять апостиль, на штампе апостиля проставляет печать, на которой изображен Государственный герб государства и написано наименование органа, уполномоченного его проставлять. Иных изображений и надписей печать содержать не должна. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации.
Как правило, его проставляют следующие учреждения:
Министерство иностранных дел проставляет апостиль на справках, выданных архивными учреждениями Украины, справках о состоянии здоровья (при условии их удостоверения гербовой печатью областного управления здравоохранения), справках выданных органами МВД, свидетельствах о смерти, свидетельствах о рождении, свидетельствах о заключении брака, а также на других официальных документах.
Министерство юстиции — на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той же республике, крае, области, округе, городе;
Министерство образования проставляет апостиль на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые касаются сферы образования и науки;
К таким документам относятся: дипломы об образовании, сертификатах о присвоении ученых званий, аттестаты, справки из учебных заведений, учебные планы и прочие;
В соответствии со ст. 1. Гаагской конвенции отмена требования легализации иностранных документов распространяется на официальные документы, которые выданы на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. По смыслу Гаагской конвенции под официальными документами понимаются:
документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющиеся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
административные документы;
нотариальные акты;
официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких, как официальные удостоверения, подтверждающие регистрацию документа или факта, имевшего место на определенную дату, официальное и нотариальное заверение подписей.
Апостиль проставляется на всех документах, кроме документов:
выданные дипломатическими или консульскими агентами;
административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции (доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним и т.д.)
подлинники и копии паспортов,
профсоюзных билетов,
военных билетов,
удостоверений личности,
пенсионных книжек,
водительских прав,
документов о принадлежности сословиям и вероисповеданиям и т.д.
